Setelah bertahun-tahun tidak bertemu teman lama, perasaan
rindu, senang, terharu berbaur di acara reuni sekolah atau komunitas. Selama
itu banyak peristiwa yang dialami dan merubah seseorang, sehingga beberapa
teman kita enggan hadir (meskipun sebenarnya bisa).
Tulisan ini mengungkap beberapa hal di balik layar dari sisi
kepanitiaan sebuah reuni akbar sekolah agar bisa dihadiri banyak undangan dan
meninggalkan kesan indah. Dibahas mulai awal pembentukan panitia inti,
pendanaan, perlengkapan, acara, publikasi sampai ke hal-hal yang kecil lain.
Ternyata dengan usaha dan dana minim, reuni bisa terlaksana sesuai tujuan.
1. PEMBENTUKAN PANITIA
Sebuah reuni akbar diawali dari pertemuan kecil dulu yang
dihadiri beberapa orang. Setelah sepakat mengadakan reuni, maka dicari siapa
ketuanya, seksi perlengkapan, acara, dana dll.
ü Pemilihan ketua reuni bisa menjadi acara
tersendiri selain reuninya. Semua saling tunjuk dan menolak menjadi ketua
panitia dengan alasan sibuk, tidak banyak teman dll.
ü
Berikut ini hal –hal yang perlu diperhatikan
dalam kepanitiaan reuni:
ü
Kemungkinan yang menjadi ketua adalah yang
mencetuskan ide itu sendiri, karena dia lebih bersemangat. Anda dan teman
lainnya perlu mendukungnya dengan cara mengajukan diri untuk membantu teman
anda sebagai seksi (misal) konsumsi .
Sehingga dia tidak merasa kesepian. Provokasi juga teman lain agar mendukungnya
sebagai ketua panitia.
ü
Pemilihan ketua sebaiknya dibicarakan secara
internal dan tidak melibatkan banyak teman lain, apalagi membicarakan secara
terbuka di group facebook! Karena dukung mendukung kandidat bisa memperuncing
perbedaan sehingga menimbulkan perpecahan.
ü
Jumlah panitia inti cukup 3 – 5 orang saja
antara lain: ketua, koordinator acara, perlengkapan, perizinan. Urusan
publikasi semua ikut terlibat dibawah pengawasan ketua. Jika terlalu banyak
panitia akan sulit kumpul –kumpul rapat dan memutuskan sesuatu.
ü
Jika ingin meminta masukan teman-teman di
facebook sebaiknya jangan kirimkan pesan umum atau forum diskusi. Coba minta
pendapat teman-teman (yang kira-kira bisa aktif untuk membantu) secara pribadi
tentang reuni yang diinginkan. Memang praktis melempar topik diskusi di forum
grup yang bisa melihat semua orang tetapi bisa timbul perdebatan yang
memusingkan. Akibatnya anggota grup ragu untuk hadir di reuni tersebut.
ü
Yang ingin penulis katakan adalah berikan
anggota grup berupa kabar baik dan pasti saja. Segala perdebatan, perbedaan dan
masalah –masalah biarlah panitia saja yang tahu.
ü
Sebagai ketua panitia, pribadi anda disorot dan
dinilai oleh semua anggota. Oleh karena itu jaga ucapan, komentar, status di
facebook, jangan melontarkan kata-kata kasar, emosional, merendahkan dll.
2. PENGUMPULAN DATA
Persiapan berikutnya adalah mengumpulkan data teman – teman
lama di sekolah atau komunitas. Tahap ini cukup memakan waktu, tenaga, pikiran
dan pulsa. Oleh karena itu pekerjaan ini perlu dibagi ke beberapa orang
perwakilan kelas. Data yang penting adalah nama dan nomor hp atau e-mail. Ini
adalah beberapa cara mendapatkan informasi tsb:
ü
Buku kenangan angkatan yang dibagikan saat
perpisahan dulu. Siapa tahu teman anda masih menyimpan ‘harta karun’ tersebut.
Semoga masih ada alamat dan nomor telepon rumah.
ü
Info di Facebook. Kadang seseorang mencantumkan
nomor hpnya, kalo tidak ada bisa kirim pesan.
ü
Teman dari teman. Anda bisa tanyakan nomor hp
teman dari teman dekat terlebih dahulu. Setelah dapat kemudian minta nomor hp
dari teman yang lebih jauh dst. Sehingga mirip arisan berantai atau multilevel
marketing.
ü
Google Search. Siapa tahu teman anda sering
berkomentar di forum – forum seperti kaskus atau sering dibicarakan di dunia
maya. Dengan search di google, teman anda bisa ditemukan keberadaannya. Kata
kunci yang mungkin bisa dipakai misal “alumni smp 1 angkatan 1987” semoga data
nama-nama di angkatan tersebut bisa terdeteksi.
ü
Arsip Sekolah. Anda bisa tanyakan ke perpustakan
atau bagian pengarsipan di sekolah anda dulu. Tentu sekolah menyimpan arsipnya.
ü
Buku Telepon di kota sekolah anda. Jika sekolah
anda berada di Bandung maka buku telepon yang diperlukan adalah di kota
Bandung, kabupaten bandung dan Jakarta.
3. TEMPAT
Sekolah
Demi terciptanya nostalgia dan suasana kebersamaan, reuni
bisa diadakan di sekolah kita dulu. Tempatnya bisa di lapangan olah raga atau
aula. Masalah jika reuni diadakan di sekolah antara lain:
ü
Perizinan ke pihak sekolah bisa sulit karena ada
kepentingan sosial dan bisnis, tidak seperti di cafe yang murni bisnis.
ü
Pada hari libur di sekolah biasa ada acara
pramuka dan extra kurikuler lain yang menimbukan kebisingan, sehingga memecah
konsentrasi acara reuni.
ü
Pengkondisian acara perlu lebih dikerahkan agar
tercipta suasana aman dan bersih. Perlu tenaga ekstra untuk petugas kebersihan,
keamanan dan tenaga kasar untuk mengangkut peralatan dll.
ü
Fasilitas pendukung yang kurang terawat seperti
tempat sampah, meja, kursi dan sound system.
Cafe
Di cafe / restoran panitia tidak perlu repot mengurusi
perlengkapan seperti kursi, meja, tenda, sewa tempat, snackbox, satpam &
kebersihan. Yang penting koordinasi sebelumnya dengan pengelola cafe. Selain
kepraktisannya berikut ini adalah kekurangannya:
ü
Tidak ada Nostalgia ruang kelas, lapangan olah
raga, aula, perpustakaan, wc dan tempat bersejarah lain di sekolah
ü
Mahal. Khusus untuk acara reuni, biasanya cafe
membatasi menunya dan menaikkan harganya. Jika undangan datang bersama pasangan
dan anak – anak bisa – bisa biaya di atas Rp.300.000 per keluarga.
ü
Kesenjangan sosial. Cafe termasuk dalam tempat
kumpul para executive muda, gaul dan berkocek tebal. Jika siswa sekolah dulu
kebanyakan berasal dari golongan kurang mampu, akan segan hadir di cafe tsb.
ü
Kurangnya kebersamaan. Meja dan kursi di cafe
yang cenderung terkelompok-kelompok. Lain halnya jika hanya ada kursi tanpa
meja, maka suasana lebih menyatu. Di cafe setiap orang akan memilih menu makan
yang berbeda, dari situ sudah memperlihatkan perbedaan yang mencolok. Lain
halnya jika setiap orang mendapatkan makanan yang sama seperti nasi bungkus dan
snack box. atau snack box. Disini posisi kursi, meja dan panggung bisa diatur
sesuai keinginan, beda dengan cafe yang banyak keterbatasan ruang.
Dari pertimbangan di atas, anda tentu bisa memilih tempat mana
yang cocok untuk reuni anda bukan?
4. WAKTU
Berikut adalah tips memilih waktu yang tepat untuk reuni
ü
Persiapan bisa 6 bulan sejak pertemuan pertama.
Kurang lebih perlu 2 bulan untuk mengumpulkan data, 2 bulan untuk menentukan
waktu, acara, booking tempat dan perlengkapan. 2 bulan untuk mengumpulkan dana.
Publikasi dimulai setelah waktu dan tempat sudah pasti.
ü
Biasanya hari yang baik untuk bisa berkumpul
adalah hari sabtu atau minggu.
ü
Lebih baik pertemuan pagi dari jam 8.30 – 11.30
karena siang hari biasanya
Kompromi antara reuni di sekolah dan di cafe adalah di Aula
/ Hall hotel atau gedung pertemuan. Seperti halnya di cafe, panitia tidak perlu
mengurus perlengkapan, namun tetap perlu menyiapkan makanan baik dari prasmanan
ada acara undangan pernikahan di tempat lain dan pada jam
tersebut jarang hujan. Jika reuni diadakan malam hari, waktunya terbatas dan
ngantuk.
ü
Berdekatan dengan hari besar, misal 15 agustus,
28 desember, 1 minggu setelah idul fitri / adha dll.
ü
Baik juga diadakan di awal bulan misal 2 mei.
Karena selain bertepatan dengan hari pendidikan, juga baru terima gaji sehingga
saat acara banyak yang mau nyumbang .
ü
Rentang acara jangan terlalu panjang misal dari
pukul 9 pagi sampai 5 sore.
ü
Bisa saja undangan datang semua tapi di jam yang
berbeda sehingga tidak bertemu. Untuk yang sudah berkeluarga, anak banyak,
pengusaha sibuk, dokter dll tidak bisa berjam-jam ngobrol. Oleh karena itu buat
acara dengan rentang maksimal 3 jam saja, misal pukul 9 pagi sampai 12 siang.
Setelah itu terserah, jika masih ingin kangen-kangenan bisa dilanjutkan sampai
kapan saja. Itu sih sudah diluar tanggung jawab panitia.
5. PEMBIAYAAN
Sumber Dana
Untuk pembiayaan acara reuni bisa didapat dari:
1. Anggota.
Yang paling sederhana adalah mengumpulkan uang pendaftaran
atau donasi / sumbangan seikhlasnya. Untuk itu panitia harus menyiapkan account
bank untuk menerima transfer uang pendaftaran. Agar bisa mengakomodasi banyak
anggota, buatlah account di bank dengan segment berbeda misal bca, mandiri, bni
Karena kas reuni berasal dari anggota untuk anggota, maka
perlu ada laporan keuangan. Keuangan dilaporkan sebelum dan sesudah acara.
2. Sponsor.
Anggota bisa berpromosi usahanya. Bisa juga dari pihak
ketiga
seperti perusahaan rokok, media massa, catering, percetakan,
alat pesta dll. Sponsor bisa memberikan uang, diskon atau barter promosi. Untuk
itu panitia harus menyiapkan proposalnya.
3. Penjualan asesoris.
Souvenir yang bisa dijual antara lain: kaos, topi, pin,
stiker dll. Penjualannya bisa dipesan terlebih dahulu atau
pada saat acara.
Kelebihan dana bisa ditabung atau dihabiskan. Jika ditabung
perlu orang yang dipercaya dan disetujui anggota. Pengelolaannyapun harus
transparan dan laporan berkala. Jika dihabiskan, dana bisa disumbangkan ke
sekolah, guru, anggota yang sedang sakit parah atau doorprize
Rincian Biaya
Untuk membuat reuni yang meriah tidak perlu mahal dan mewah,
tidak percaya? Berikut ini contoh rincian biaya Reuni sekolah
ü
Undangan yang hadir (perkiraan) = 80. Setiap
undangan dianggap membawa suami/istri. Sehingga diperkirakan maximal 160 orang.
ü
Acara : berlangsung sederhana berupa sambutan
dan tukar cerita yang dipadu MC. Tidak ada makan besar, namun orang mendapat
jatah 1 snackbox dan minuman ringan sepuasnya.
ü
Tempat: Di lapangan basket sekolah.
ü
Waktu : 8.30 – 11.30 WIB
Kebutuhan Biaya
1. Kursi 160bh x Rp.2000 = Rp.320.000
2. Tenda 100m2 = Rp.700.000
3. Meja 6 Bh = Rp.80.000
4. Sound System = Rp.300.000
5. Backdrop 5M = Rp.200.000
6. Stand minuman ringan = Rp.250.000
7. 160 Snackbox @8rb = Rp.1.280.000
8. Sewa Tempat = Rp.500.000
9. Satpam & Kebersihan = Rp.200.000
10. Publikasi (Pulsa) = Rp.300.000
11. Biaya rapat = Rp.200.000
12. Lain – lain = Rp.300.000
Total = Rp.4.360.000
(Murah bukan?)
Pembagian Keuntungan
Total biaya dibagi 80 undangan = Rp.54.500 / per undangan.
Jika tiap undangan harus membayar Rp.100.000, maka panitia mendapat untung
Rp.3.640.000!. Masuk akal bukan?
Sebelumnya perlua ada kesepakatan pembagian keuntungan.
Urusan duit sedikit saja bisa memutuskan silaturahmi. Misal saldo reuni adalah
4 juta. Menurut kesepakatan Ketua panitia mendapat 40% berarti 4juta x
40%=1,6juta. Seksi bendahara, perlengkapan dan acara mendapat masing - masing
20% =
800ribu. Jerih payah anda selama berbulan-bulan bisa
terbayar bukan?
Bagaimana jika reuni diadakan di Cafe? Panitia harus membuat
kesepakatan dengan pihak cafe tentang bagi hasilnya. Yang jelas keuntungan
panitia tidak sebesar jika acara diadakan di sekolah. Silakan hitung – hitung
sendiri OK. Pembagian hasil.
6. CARA MENGUNDANG
Undangan secara massal biasanya berisi kata –kata seperti “ayo teman-teman hadirilah acara Reuni SMA X pada tanggal…di…” yang dikirim via grup facebook. Undangan tersebut cocok untuk menyebarkan isu awal / sounding. Jika anda sebarkan undangan dengan tulisan yang sama terus menerus bisa dianggap spam yang mengganggu.
Cara mengundang yang lebih ampuh gunakan cara personal /
pribadi. Caranya dengan sms atau email yang isinya:
ü
Gunakan Nama. Sms ke teman dengan menyebutkan
nama anda dan
teman yang diundang. Misal: “halo anton, saya winda. rencanax qt mau
reuni sma X di..tgl..”. Jangan mengundang secara massal di sms OK.
ü
Libatkan pihak ketiga: Misal: “halo anton, saya
winda. qt mau reuni sma X
di..tgl.. teman qt bayu & ita dll juga akan dtg”. Pihak ketiga disini
adalah bayu
& ita yang semasa sma dulu berteman baik.
ü
Sms silang. Ulangi sms tersebut ke bayu &
gita dengan menyebutkan bahwa anton akan hadir, padahal anda tahu anton belum
konfirmasi akan hadir. Bohong sedikit demi kebaikan rasanya ok saja kan? Sehingga
mereka merasa ada yang menemani saat reuni.
ü
Hobi & Kebiasaan. Bisa juga dengan
menanyakan hobi dan kebiasaan teman kita, misal: “halo anton, saya winda. Masih
suka balap motor nih? Btw qt mau reuni sma X di..tgl..”. Tentu saja yang anda
tanyakan adalah hobi dan kebiasaan yang menyenangkan saja.
ü
Jangan gunakan bahasa gaul. Setelah
bertahun-tahun anda tidak tahu perubahan teman anda bukan? Mungkin teman anda
kini adalah pejabat, orang penting, selebritis atau mungkin stress, minder atau
hal – hal yang tidak anda duga. Oleh karena itu gunakan bahasa yang halus
jangan bahasa gaul dan kasar seperti “Halo bro, gue ngajak loe dtg ke tempat
kongkow…”.
ü
Jangan mengancam. Misal “awas kalo ga dtg”,
“kalo ga dtg nyesel seumur hidup!” atau “ga dateng ga kompak!”. Bisa-bisa anda
dimusuhi karena mengancam.
ü
Setiap individu adalah penting. Tagline iklan
sampurna hijau “ga ada loe ga rame” adalah contoh yang baik. Gunakan cara yang
sama tetapi dengan kata dan kalimat yang berbeda misal: “ditunggu sekali kehadirannya”,
“we miss you”, “temen2 ingin ketemu kamu lho” dll.
ü
Undangan offline. Selain via sms dan email, jauh
lebih manjur lagi jika mengundang lewat surat seperti hanya undangan
pernikahan. Karena selain lebih artistik juga berkesan formal, personal dan
profesional. Undangan bisa diantar via pos, lebih baik lagi jika langsung
diberikan oleh panitia agar acara terkesan sangat penting.
ü
Jika yang diundang tidak bisa hadir paling tidak
memberikan donasi seikhlasnya untuk berpartisipasi di acara tersebut. Andapun
harus memberikan sesuai (misal kaos, cd foto2 reuni dll) untuk teman yang tidak
hadir tersebut.
7. ACARA
Acara reuni tidak serumit seminar dan pentas musik. Tidak
perlu sound system ribuan watt, makanan mahal atau panggung mewah. Yang penting
undangan bisa bertemu, ngobrol ngalor ngidul, ketawa ketiwi, foto-foto, beres!
Agar tidak terkelompok-kelompok perlu seorang atau sepasang MC yang bisa
mengarahkan suasana. Acara resmi tidak perlu panjang – panjang, karena otomatis
peserta akan berkumpul dengan kelompoknya. Biasanya akan ada acara spontanitas
diluar acara tersebut misal bernyanyi bersama, permainan, doorprize, foto -
foto dan acara kreatif lainnya.
Berikut contoh acara Reuni yang sederhana:
08.00 Pendaftaran
& Pembagian Snack Box
08:30 Pembukaan oleh
MC
08:40 Sambutan Ketua
Panitia + Doa
08:50 Sambutan
sesepuh (ex. Osis, ex. Ketua kelas)
09:00 Tukar cerita
masa lalu dipandu MC
11:00 Penutupan oleh
MC + Doa
11:10 Pengisian
formulir Database berisi nama, alamat, nomor hp, email dll.
11:20 Bebas (Foto –
Foto, Ramah Tamah)
Tukar Cerita
Jika ada acara tukar cerita atau pengalaman, jangan
menonjolkan keberhasilan dan kesuksesan anda. Cerita sukses baiknya diceritakan
awal. Selanjutnya ceritakan kegagalan anda seperti di-phk, putus pacar,
bangkrut dll. Cerita tentang kegagalan sangat disukai bukan? Teman anda mungkin
tertawa terbahak-bahak, karena kebodohan anda. Namun teman lain akan lebih
bersemangat menceritakan kegagalannya. Dan suasana akan menjadi ceria, terbuka
dan tidak ‘jaim’.
Utama Tapi Terlupakan
Apakah acara utama tapi sering terlewatkan? Ya jawabnya
adalah Shalat! Ngobrol ngalor ngiodul, ketawa ketiwi bisa sampai melupakan
waktu shalat. Alangkah baiknya bila panitia memberitahukan bahwa waktu shalat
telah tiba dan dimana letak mushola/masjid terdekat. Lebih baik lagi jika
diadakan shalat berjamaah seluruh undangan (yang muslim)
Keikutsertaan Keluarga
Apakah undangan bisa membawa keluarga anak dan istri/suami?
Beberapa pertimbangan jika membawa keluarga ke reuni:
ü
Keluarga akan bosan dan mengajak pulang karena
tidak ada yang kenal selain anda.
ü
Aib anda saat sekolah dulu bisa terbongkar.
Misal dulu anda adalah playboy, pengedar obat terlarang atau juara pertama dari
belakang.
ü
Niat anda membawa keluarga bisa jadi ajang pamer
istri yang cantik, suami yang kaya, anak – anak yang lucu dan keluarga yang
harmonis. Teman yang belum punya pasangan hidup bisa minder dan malu dihadapan
anda.
ü
Teman anda akan canggung jika berada dekat
istri/suami anda, sehingga obrolan tidak sebebas dahulu saat masih sendiri.
ü
Yang untung jika kelurga ikut hadir adalah anda
sendiri karena ada teman.
ü
Selain itu adalah pihak pengelola tempat reuni
(misal cafe) karena akan banyak makanan yang dipesan
Hadiah
Jika ada dana lebih bisa disumbangkan ke pihak sekolah atau
wali kelas atau guru yang masih hidup. Berikut ini adalah bentuk sumbangan yang
bisa diberikan:
ü
Fasilitas & peralatan untuk sekolah, misal:
Sound system, TOA, komputer, papan nama dll. Untuk penanda perlu ditambah
tulisan permanen misal “sumbangan alumni smp x angkatan xx”
ü
Foto dengan Figura untuk sekolah. Foto reuni
ukuran besar jika ditempel di ruang guru, aula atau Balai Penyuluhan bisa
memotivasi siswa saat itu agar bisa sesukses alumninya. Suatu kebanggaan bila
foto angkatan tersebut bisa terpampang selama bertahun-tahun di sekolah.
ü
Piagam Penghargaan untuk guru. Jika guru atau
wali kelas masih hidup, bisa diberikan piagam penghargaan sebagai tanda mata.
Selain itu dapat disisipkan sejumlah uang untuk kesejahteraannya. Terlalu
vulgar jika kita berikan uang saja dengan jumlah besar saja.
ü
Emas. Jika tidak akan memberikan uang kepada
gutu, gunakan saja perhiasan emas sebagai tanda mata. Selain indah, juga mudah
untuk diuangkan.
ü
Uang bisa diberikan ke guru jika beliau sedang
dirawat di rumah sakit atau dalam kondisi hidup yang kurang layak.
ü
Penayangan foto – foto jadul via infokus atau
buku album, diiringi lagu-lagu yang populer saat itu.
ü
Saat acara berakhir panitia sebaiknya
mengumpulkan foto – foto dari undangan yang membawa foto digital. Oleh karena
itu sebaiknya disiapkan laptop dengan card reader. Akan sulit dan lama untuk
mendapatkan data foto –foto setelah reuni.
ü
Upload ke facebook secara berkala, jangan
sekaligus. Misal 1 hari setelah reuni upload 3 foto. hari ke-2 upload 3 foto
lagi dst sampai hari ke 40 (seperti tahlilan ya? ). Dengan mencicil 3 foto perhari maka
sebuah foto akan banyak tag dan komentar.
ü
Foto – foto reuni dan foto jadul yang dikemas
dalam sebuah DVD bisa ditawarkan dengan harga misal Rp.50rb termasuk ongkos
kirim. Dengan modal DVD 5rb plus ongkos kirim 20rb bisa untung 25rb. DVD
tersebut bisa ditawarkan di akhir acara atau nanti di grup facebook. DVD
koleksi foto –foto tersebut bisa diberikan untuk teman – teman yang tidak
datang tetapi telah membayar.
8. WHAT'S NEXT ?
Setelah puas melepas rindu akhirnya tiba saat untuk berpisah.
Berikut ini agar tetap terjalin hubungan:
ü
Pemilihan Ketua Alumni Angkatan. Saat reuni bisa
diadakan pemilihan ketua sehingga untuk reuni selanjutnya lebih terorganisir.
ü
Publikasi Database via email. Database yang ada
bisa dibagikan secara internal ke semua anggota.
ü
Update Info di Grup facebook. Berita suka dan
duka bisa ditulis di dinding atau pesan grup. Bisa juga untuk mempromosikan
bisnis & peluang kerja.
ü
Penggalangan dana untuk anggota yang sedang
tertimpa musibah
ü
Kunjungan keluarga ke anggota yang belum bisa
hadir.
ü
Ucapan Selamat pada event khusus seperti Tahun
Baru, Natal, Idul Fitri dll.
Demikian sedikit ‘rahasia’ dibalik suksesnya acara reuni.
Semoga ada manfaatnya. Segala kekurangan di tulisan ini karena keterbatasan
pengetahuan penulis. Silakan kembangkan lebih kreatif lagi Ok!
Referensi
